Secretaire independante a Illzach
l'alliee administrative des commercants.
Entre la zone commerciale de l'Ile Napoleon et le centre-ville, Illzach compte des centaines de boutiques, de restaurants, de services et de petites entreprises qui tournent six jours sur sept. Derriere le comptoir, personne n'a le temps de courir apres un impaye, de trier les factures fournisseurs ou de repondre au courrier de la mutuelle.
C'est mon travail. Secretaire independante forte de 25 ans de metier, je tiens la partie administrative de votre commerce ou de votre TPE pendant que vous servez vos clients.
Parlons de votre organisation →📞 06 30 90 88 71Pourquoi externaliser
quand on est une TPE d'Illzach ?
Parce qu'embaucher coute trop cher
Une equipe de deux a cinq personnes n'a presque jamais de quoi occuper une secretaire, meme a mi-temps. Salaire, charges, conges, remplacement pendant les vacances : la note grimpe vite. En externalisant, vous achetez uniquement les heures utiles, sans aucune obligation d'employeur.
Parce que le retard administratif coute encore plus
Un devis envoye trois jours trop tard, c'est un client qui signe ailleurs. Une facture oubliee, c'est de la tresorerie qui dort. Un impaye jamais relance, c'est de la marge perdue. Ce desordre ne figure sur aucun releve bancaire, mais il se paie tous les mois.
Parce que votre place est au comptoir
Votre valeur, c'est le conseil client, la vitrine, la qualite du service. Pas un tableur ouvert a 22 heures apres la fermeture. Chaque heure d'administratif deleguee est une heure rendue a votre commerce, ou a votre famille.
Ce que je gere
pour les commercants.
Chaque boutique a sa facon de travailler. Voici les demandes qui reviennent le plus souvent chez mes clients commercants et gerants de TPE :
Facturation
Etablissement de vos factures clients, controle des factures fournisseurs, rapprochement avec les livraisons recues. Les ecarts sont signales avant le paiement, pas apres.
Devis
Redaction et envoi le jour meme, suivi des reponses, relance si le prospect tarde a se decider.
Relances d'impayes
Rappel aimable, puis courrier ferme, puis dossier complet si la situation se durcit. La plupart des retards se reglent des la premiere relance faite au bon moment.
Preparation comptable
Pieces triees, numerisees et transmises a votre expert-comptable chaque mois. Fini le carton de tickets apporte en catastrophe a la fin du trimestre.
Courriers et demarches
Reponses aux administrations, a l'assurance, au bailleur de votre local, aux organismes sociaux. Vous signez, j'ecris.
Joignable pour vos clients,
sans etre interrompu.
Therapeutes, consultants, agents immobiliers, artisans de service : pour les independants d'Illzach et de l'agglomeration mulhousienne, chaque appel manque est un rendez-vous perdu, et chaque appel pris au mauvais moment casse le travail en cours.
Je reponds en votre nom sur des plages definies ensemble : prise de message fidele, tenue d'agenda, confirmation et rappel des rendez-vous. Le service fonctionne seul ou en complement de la gestion administrative. Tout le detail est sur ma page telesecretariat en Alsace.
Illzach, Kingersheim, Wittenheim :
je connais le coin.
J'interviens depuis Ensisheim, a un quart d'heure d'Illzach par la D430. Modenheim, Ile Napoleon, centre-ville : ou que soit votre boutique, les echanges passent par email, par telephone ou lors d'un passage convenu a l'avance. Vous gardez vos documents, je m'occupe de leur traitement.
Des commercants de Kingersheim, Wittenheim et Riedisheim me confient aussi leur administratif, tout comme des entreprises de Mulhouse et des ateliers du secteur industriel de Sausheim, ou les besoins sont d'une toute autre nature.
Tout ce qu'on me demande
avant de se lancer.
Mes journees finissent tard. Comment on s'organise ?
On cale un point court par semaine, au creneau qui vous arrange, y compris en debut de soiree ou le lundi matin quand la boutique est fermee. Entre deux, tout passe par email ou par photo. Vous ne changez pas vos horaires pour moi.
Pouvez-vous relancer mes clients sans les braquer ?
Oui. C'est une question de ton et de moment. Une relance polie, factuelle et datee preserve la relation commerciale. Je gradue toujours : rappel simple, courrier plus ferme, puis constitution du dossier si rien ne bouge. Vous restez maitre de chaque etape.
Faut-il installer un logiciel particulier ?
Non. Je travaille avec vos outils existants, meme un simple tableur et une boite mail. Si vous partez de zero, je mets en place une organisation minimale, lisible par vous comme par votre comptable.
Quel budget prevoir pour un commerce d'Illzach ?
Quelques heures par semaine suffisent dans la plupart des cas. La facturation se fait au temps passe, sans minimum impose ni abonnement cache. Vous recevez un devis precis sous 24h apres un premier echange telephonique.
Fermez la caisse tranquille :
la paperasse est deja faite.
Racontez-moi votre organisation actuelle en quinze minutes au telephone. Je vous dis ce qui peut etre delegue, et pour quel budget.
📞 06 30 90 88 71✉ Fabienne.carfantan@icloud.comSecrétariat 68